Ein Großhändler beliefert Unternehmen und Privatkunden. Er verschickt seine Rechnungen bislang als gewöhnliche PDF-Datei. Ob dieser Ablauf 2027 ausreicht, muss er für die jeweiligen Umsätze prüfen. Für die allgemeine Pflicht ist unter anderem entscheidend, ob zwei im Inland ansässige Unternehmer über eine Leistung für das Unternehmen des Empfängers abrechnen. Für Rechnungen an private Endkunden greift diese B2B-Regel nicht.

Welche Grenze für 2027 wichtig wird

Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 gilt grundsätzlich eine Übergangsregel für den Rechnungsausgang. Im Jahr 2027 kann ein Rechnungsaussteller die umsatzabhängige Verlängerung nutzen, wenn sein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betragen hat. Eine einfache elektronische Rechnung wie ein gewöhnliches PDF setzt in dieser Übergangsregel die Zustimmung des Empfängers voraus. Entscheidend für die Einordnung ist der Leistungszeitpunkt. Bei einer Rechnung im Januar über eine Dezemberlieferung lohnt deshalb ein zweiter Blick auf das Lieferdatum.

Für einen Betrieb mit 900.000 Euro maßgeblichem Gesamtumsatz 2026 entfällt die umsatzabhängige Verlängerung für Leistungen im Jahr 2027. Geht es um einen regulären inländischen B2B-Umsatz, muss der Betrieb seine Rechnung grundsätzlich im vorgeschriebenen strukturierten Format ausstellen. Sonderregeln, etwa für bestimmte EDI-Verfahren oder Kleinbetragsrechnungen, prüft die Kanzlei anhand des konkreten Vorgangs. Ein Unternehmen mit genau 800.000 Euro liegt dagegen noch innerhalb der genannten Umsatzgrenze.

Testen Sie den gesamten Weg einer Rechnung

  • Wählen Sie einen typischen Geschäftskunden aus. Legen Sie fest, über welchen Kanal er Rechnungen erhält und wer Rückmeldungen zu fehlerhaften Dateien bearbeitet.
  • Erzeugen Sie eine Testrechnung mit der eingesetzten Fakturasoftware. Kontrollieren Sie Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuerangaben und Beträge im strukturierten Datensatz.
  • Öffnen Sie die Datei mit einem geeigneten Anzeigeprogramm und vergleichen Sie die Werte mit Ihrem Auftrag. Testen Sie auch eine Rechnungskorrektur.
  • Stimmen Sie mit der Kanzlei ab, wie Originaldateien im Archiv auffindbar bleiben und wie Buchung und Rechnung miteinander verbunden werden.

Die Übergangsfrist für das Ausstellen eigener Rechnungen verschiebt die Empfangsfähigkeit für inländische Unternehmer nicht. Ein eigener Rechnungseingang hilft nur, wenn ihn jemand kontrolliert und die eingehenden Dateien verarbeiten kann. Wenn Sie Ihre Kanzlei zum Jahreswechsel wechseln, nennen Sie deshalb Ihre Fakturasoftware, den vorgesehenen Starttermin und die Person, die den Rechnungslauf betreut. So kann die neue Kanzlei bereits im Erstgespräch sagen, welchen Teil der Umstellung sie begleiten kann.