Eine GmbH möchte ab Januar 2027 mit einer neuen Kanzlei arbeiten. Die Dezemberbuchhaltung ist noch offen, die Inventurliste folgt im Januar und die Abschlussbuchungen für 2026 stehen erst im Frühjahr an. Wer übernimmt das alles? Entscheidend sind die Aufträge, die Sie mit beiden Kanzleien vereinbaren. Das Datum der letzten monatlichen Buchung beantwortet diese Frage allein nicht.

Legen Sie für jede Aufgabe eine Zuständigkeit fest

Eine mögliche Aufteilung sieht so aus: Die bisherige Kanzlei bucht bis Dezember und erstellt den Abschluss für 2026. Die neue Kanzlei führt ab Januar die laufende Buchhaltung. Dann muss die bisherige Kanzlei nach Fertigstellung ihre Abschlussbuchungen und die endgültigen Salden übergeben. Die neue Kanzlei gleicht damit die bereits übernommenen Eröffnungswerte ab. Ein abgestimmter Zwischenstand hilft ihr, während der Abschlussarbeiten weiterzubuchen.

Genauso können Sie die neue Kanzlei mit dem noch offenen Abschluss beauftragen. Lassen Sie dafür vorab klären, wie weit die Vorarbeiten reichen. Sind Bankkonten abgestimmt? Gibt es offene Forderungen, fehlende Rechnungen oder ungeklärte Zahlungen? Für das Angebot macht es einen erheblichen Unterschied, ob die Kanzlei nur den Abschluss erstellt oder mehrere Monate Buchhaltung aufarbeitet.

Schreiben Sie vier Punkte in die Übergabeliste

  • Für welchen Zeitraum übernimmt wer Buchhaltung, Lohnabrechnung und Umsatzsteuer-Voranmeldungen? Tragen Sie den letzten tatsächlich erledigten Monat ein.
  • Wer erstellt den Abschluss, die betrieblichen Jahressteuererklärungen und übernimmt gegebenenfalls die Offenlegung? Lassen Sie jede Aufgabe ausdrücklich bestätigen.
  • Wo liegen Bescheide, laufende Rückfragen und bekannte Fristen? Vermerken Sie zu jedem Vorgang auch, wer den Eingang neuer Post kontrolliert.
  • Wer liefert bis zu welchem Termin Inventurunterlagen, Banknachweise, Anlagenverzeichnis und Auswertungen? Bestimmen Sie den Übertragungsweg und lassen Sie den Empfang bestätigen.

Prüfen Sie Fristen getrennt vom Kanzleiwechsel

Für die Aufstellung des Abschlusses einer Kapitalgesellschaft und für die Abgabe ihrer Steuererklärungen gelten unterschiedliche Vorschriften. Größenklasse, Geschäftsjahr und individuelle Schreiben des Finanzamts können für Ihre Terminplanung entscheidend sein. Bei einer GmbH bleibt die Geschäftsführung auch dann für die Aufstellung verantwortlich, wenn eine Kanzlei die Arbeiten übernimmt. Geben Sie eine bereits gesetzte Frist deshalb gleich im Übernahmegespräch an.

Für eine erste Anfrage genügen Rechtsform, letzter gebuchter Monat, gewünschter Wechseltermin und die wichtigste offene Aufgabe. So kann die angefragte Kanzlei konkret sagen, ob sie nur die laufende Betreuung oder auch den rückständigen Abschluss übernehmen kann.