Am letzten Freitag des Monats kommt ein korrigierter Stundenzettel von der Baustelle. Die bisherige Kanzlei hat bereits abgerechnet. Die neue Kanzlei beginnt am Montag. Wer berichtigt den alten Monat, wer meldet die Änderung und wer beantwortet die Frage des Mitarbeiters zur Auszahlung? Genau an solchen Fällen zeigt sich, ob die Übergabe des Baulohns funktioniert. Vereinbaren Sie den letzten Abrechnungsmonat und eine Zuständigkeit für spätere Korrekturen.

Welches Verfahren gilt für Ihren Betrieb?

Nennen Sie beim Erstgespräch das Gewerk, die tatsächlich ausgeübten Tätigkeiten und die Zahl der gewerblichen Beschäftigten, Angestellten und Auszubildenden. Legen Sie vorhandene Schreiben Ihrer Sozialkasse bereit. Wenn die Teilnahme am Verfahren strittig oder ungeklärt ist, gehört dies vor den ersten Lohnlauf. Eine Branchenbezeichnung allein reicht für die Beurteilung des einzelnen Betriebs nicht aus.

Für Betriebe im einschlägigen SOKA-BAU-Verfahren gehören zur Monatsmeldung unter anderem lohnbezogene Angaben und Beschäftigungstage. Für die Meldung nennt SOKA-BAU grundsätzlich den 15. des Folgemonats, für Beiträge grundsätzlich den 28. des Folgemonats. Prüfen Sie für den konkreten Abrechnungsmonat die veröffentlichten Fälligkeitstermine. Finanzamt und Krankenkassen haben eigene Termine, die parallel im Kalender stehen sollten.

Das braucht die neue Lohnstelle

  • Die letzte vollständige Abrechnung einschließlich Lohnjournal, übermittelter Meldungen und Übertragungsprotokolle. Kennzeichnen Sie vorläufige Auswertungen ausdrücklich.
  • Mitarbeiterstammdaten und Bestandswerte zum Stichtag. Stimmen Sie Urlaub, Arbeitszeitkonten und noch abzurechnende Zuschläge mit den Unterlagen des Betriebs ab.
  • Einen Ansprechpartner auf jeder Seite. Legen Sie fest, wer Änderungen bei Lohnsatz, Arbeitszeit oder Einsatzort meldet und wer Rückfragen vor der Freigabe klärt.
  • Einen konkreten Annahmeschluss für Stunden. Für verspätete Meldungen sollte feststehen, wann sie berücksichtigt werden und wer die betroffenen Arbeitnehmer informiert.

Probelauf für einen typischen Mitarbeiter

Wählen Sie einen abgeschlossenen Monat mit Urlaubstagen oder einem Zuschlag. Vergleichen Sie die zugrunde gelegten Stunden, das abgerechnete Brutto und die Urlaubswerte mit den übernommenen Daten. Bei einer Abweichung lässt sich so unterscheiden, ob ein Eingangswert fehlt oder eine Lohnart anders zugeordnet wurde. Stimmen Sie eventuelle Korrekturen mit der zuständigen Kanzlei ab, bevor ein weiterer Lauf gemeldet wird.

Für Ihre Anfrage reichen zunächst Gewerk, Mitarbeiterzahl, gewünschter erster Abrechnungsmonat und ein Hinweis auf besondere Verfahren. Namen und Lohnabrechnungen der Mitarbeiter gehören erst in die vereinbarte geschützte Datenübergabe.