„Wir haben alles als PDF“ klingt nach einer vollständigen Übergabe. Für die Fortführung einer Buchhaltung braucht die neue Kanzlei oft auch einzelne Buchungen, Kontenzuordnungen und offene Rechnungen. Fragen Sie zuerst, welche Arbeiten bereits in Ihrem Unternehmen entstehen. Eine Firma, die nur Belege fotografiert, benötigt eine andere Übergabe als ein Betrieb, der in seiner eigenen Software Zahlungen zuordnet und selbst bucht.

DATEV zu DATEV: Den Umfang des Übertrags bestimmen

Für Datenbestände im DATEV-Rechenzentrum steht der Mandantendatenübertrag zur Verfügung. Die Kanzleien sollten gemeinsam festhalten, welche Bestände unter welcher Berater- und Mandantennummer liegen. Fragen Sie insbesondere nach Rechnungswesen, Lohn und digitalen Belegen. Lassen Sie sich erläutern, welche weiteren Schritte für lokale Bestände oder gesonderte Anwendungen erforderlich sind. Eine bereits übertragene Finanzbuchhaltung sagt noch nichts darüber aus, ob die neue Kanzlei auch auf das Belegarchiv zugreifen kann.

Von Lexware Office in das Kanzleisystem

Beim Export kann die Kanzlei in Lexware Office zwischen Belegbildern, Buchungsstapeln oder beidem wählen. Entscheidend ist die vereinbarte Arbeitsteilung. Wenn die Kanzlei die Belege selbst kontiert, würde ein zusätzlicher Import bereits erzeugter Buchungen möglicherweise Arbeit verdoppeln. Bei einer fertig vorgebuchten Buchhaltung kann gerade der Buchungsstapel wichtig sein. Vereinbaren Sie für jede Periode eine Person, die den Export ausführt, und vermerken Sie, welche Monate bereits übertragen wurden.

Für den Import in Agenda beschreibt Lexware einen eigenen Ablauf. Der Hersteller hat 2026 auf einen Versionskonflikt bei Buchungsschlüsseln hingewiesen. Lassen Sie deshalb mit den aktuell eingesetzten Programmversionen einen repräsentativen Monat testen. Nehmen Sie mindestens eine Eingangsrechnung mit Vorsteuer, eine Ausgangsrechnung, eine Zahlung und eine Stornierung in die Stichprobe auf.

So erkennen Sie Lücken nach der Übergabe

  • Vergleichen Sie den letzten abgestimmten Banksaldo und die Summe der offenen Kunden- und Lieferantenrechnungen in beiden Systemen.
  • Öffnen Sie einzelne importierte Buchungen und prüfen Sie, ob der zugehörige Originalbeleg aufrufbar ist.
  • Notieren Sie den letzten exportierten Buchungsstand. Nachträgliche Änderungen an alten Monaten brauchen einen eigenen Übertragungsweg.
  • Vereinbaren Sie einen sicheren Austauschkanal und persönliche Zugänge für die Beteiligten. Protokollieren Sie, wer den erfolgreichen Import bestätigt hat.

Nennen Sie bei der Kanzleisuche das genaue Produkt, das letzte abgeschlossene Wirtschaftsjahr und Ihren Wunsch zur künftigen Arbeitsteilung. Damit kann die neue Kanzlei Aufwand und Zeitplan für die Datenübernahme vor der Mandatsannahme einschätzen.