Nehmen Sie für das erste Kanzleigespräch einen Freitag, an dem Gäste bar und mit Karte bezahlt haben und auch Bestellungen über einen Lieferdienst eingegangen sind. Mit dem Tagesabschluss der Kasse, den Abrechnungen der Zahlungsanbieter und dem Kontoauszug kann der Steuerberater nachvollziehen, welcher Verkauf zu welcher Auszahlung gehört. Gerade bei einem Restaurant erzählt der Kontostand allein nur einen Teil der Geschichte.

Wie stimmen Kasse, Kartenterminal und Lieferdienst überein?

Angenommen, Ihr Restaurant verkauft im eigenen Namen. Am Freitag erfasst die Kasse 1.400 Euro. Davon entfallen 600 Euro auf Barverkäufe, 500 Euro auf Kartenzahlungen im Lokal und 300 Euro auf bereits online bezahlte Lieferbestellungen. Trinkgelder sind in diesem Beispiel ausgeklammert. Alle drei Zahlungsarten sind im Tagesabschluss getrennt erkennbar.

Der Lieferdienst überweist später 255 Euro. Seine Abrechnung weist 300 Euro Kundenumsatz und 45 Euro einbehaltene Gebühren aus. Bewahren Sie diese Abrechnung und den zugehörigen Gebührenbeleg zusammen mit dem Nachweis der Auszahlung auf. So kann die Kanzlei die 45 Euro erklären und die Auszahlung den bereits erfassten Bestellungen zuordnen. Wenn die Plattform eine ganze Woche gesammelt auszahlt, hilft die Bestellübersicht für den gesamten Abrechnungszeitraum. Für Kartenzahlungen im Lokal legen Sie entsprechend den Terminalabschluss und die Abrechnung des Kartenanbieters dazu.

Was muss ich zum Bargeld erklären können?

Im Beispiel liegen zu Beginn 150 Euro Wechselgeld in der Kasse. Nach 600 Euro Barumsatz, einem mit Beleg bar bezahlten Einkauf von 50 Euro und einer Entnahme von 400 Euro zur Einzahlung auf die Bank sollten noch 300 Euro in der Kasse liegen. Zählen Sie den tatsächlichen Bestand und halten Sie Abweichungen und bekannte Ursachen fest. Der Einkaufsbeleg und der Nachweis der Bankeinzahlung erklären zwei verschiedene Geldbewegungen.

Wenn Sie eine elektronische Registrierkasse nutzen, klären Sie mit der Kanzlei, wie sie die digitalen Kassendaten und gegebenenfalls einen Export nach der einheitlichen Schnittstelle DSFinV-K erhält. Halten Sie dafür die Systembezeichnung und den Kontakt zum Kassenanbieter bereit. Ein ausgedruckter Tagesabschluss allein ersetzt die digitalen Einzelaufzeichnungen nicht.

Wie gehe ich mit Trinkgeld auf der Karte um?

Halten Sie fest, welcher Teil einer Kartenzahlung auf den Verzehr und welcher auf Trinkgeld für das Servicepersonal entfällt. Dokumentieren Sie auch, wann und wie Sie dieses Geld an die Mitarbeitenden auszahlen. Für die Steuerfreiheit beim Arbeitnehmer setzt § 3 Nr. 51 EStG unter anderem voraus, dass ein Dritter das Trinkgeld freiwillig, ohne Rechtsanspruch und zusätzlich zum geschuldeten Betrag gibt. Sprechen Sie gesondert an, wenn Sie als Inhaber selbst Trinkgeld erhalten oder eine feste Servicepauschale erheben.

Welche Angaben helfen beim Kanzleiwechsel?

Ergänzen Sie das Tagesbeispiel um Ihre Lieferantenrechnungen, die Zahl der Beschäftigten, den letzten abgerechneten Lohnmonat und eine Liste Ihrer Verkaufskanäle. Bei der Suche nach einem Steuerberater für Gastronomie genügt zunächst eine konkrete Beschreibung Ihres Betriebs. „Restaurant mit zwölf Beschäftigten, zwei Kartenterminals und einem Lieferdienst“ macht direkt verständlich, welche Abläufe eine neue Kanzlei mit Ihnen übernehmen soll.