Welche Unterlagen braucht der Steuerberater für meine Reinigungsfirma?

Für das erste Gespräch mit einem Steuerberater für Ihre Reinigungsfirma reicht oft ein typischer Abrechnungsmonat. An einem konkreten Auftrag sieht die Kanzlei, wie aus einem Einsatz eine Rechnung wird, wie Sie Ihre Mitarbeitenden bezahlen und an welcher Stelle heute Rückfragen entstehen. Persönliche Lohndaten können Sie später über den mit der Kanzlei vereinbarten sicheren Zugang übergeben.

Welche Unterlagen gehören zu einem Reinigungsobjekt?

Stellen Sie für einen laufenden Auftrag den Vertrag, das Leistungsverzeichnis, die letzte Ausgangsrechnung und den zugehörigen Zahlungseingang zusammen. Nutzen Sie für alles dasselbe Objektkürzel. Das hilft besonders, wenn eine Hausverwaltung mehrere Häuser betreut und mit einer Überweisung gleich mehrere Rechnungen bezahlt. Vermerken Sie, welche Leistungen in der Pauschale stecken und welche der Kunde einzeln freigibt.

Ein Beispiel aus der Unterhaltsreinigung. Für drei Treppenhäuser vereinbaren Sie zusammen 2.100 Euro im Monat. Im Oktober kommen 180 Euro für eine separat beauftragte Glasreinigung hinzu. Sie stellen zwei Rechnungen. Die Hausverwaltung überweist 2.100 Euro mit der Nummer der Monatsrechnung. Mit beiden Rechnungen, dem Zusatzauftrag und dem Kontoauszug erkennt die Kanzlei, warum noch 180 Euro offen sind. Sie selbst sehen beim nächsten Gespräch mit der Verwaltung sofort, welcher Auftrag betroffen ist.

Was braucht die Kanzlei für die Lohnabrechnung?

Übergeben Sie bei der Einrichtung die vereinbarten Arbeitsverträge und Personalstammdaten. Für den laufenden Monat sind die tatsächlich geleisteten Stunden, Abwesenheiten, vereinbarte Zuschläge und Änderungen des Stundenlohns hilfreich. Eine Einsatzplanung allein verrät wenig, wenn eine Kollegin kurzfristig eine Abendschicht übernommen hat. Zeigen Sie der Kanzlei an einem Muster, wie Sie Vertretungen, Pausen und Fahrten zwischen Objekten festhalten. Vereinbaren Sie, wer Korrekturen freigibt und bis wann sie vor dem nächsten Lohnlauf eintreffen müssen.

Wann spielt § 13b UStG für eine Gebäudereinigungsfirma eine Rolle?

Bei einer steuerpflichtigen Gebäudereinigungsleistung eines in Deutschland ansässigen Betriebs im Inland kommt es unter anderem darauf an, wer die Leistung bezieht. Reinigen Sie Büroräume für eine Anwaltskanzlei, die selbst keine Gebäudereinigung anbietet, löst deren Unternehmereigenschaft allein keinen Wechsel der Steuerschuld aus. Reinigen Sie dieselben Räume im Auftrag eines anderen Unternehmens, das selbst nachhaltig Gebäudereinigungsleistungen erbringt, schuldet grundsätzlich der Auftraggeber die Umsatzsteuer.

Legen Sie den Vertrag, die genaue Leistungsbeschreibung und eine gegebenenfalls vorliegende Bescheinigung USt 1 TG des Auftraggebers vor. Die Kanzlei prüft, ob Gebäudereinigungsleistungen bescheinigt sind, ob die Bescheinigung im Leistungszeitpunkt galt und wie die Rechnung auszustellen ist. Greift die Regelung, gehört der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf die Rechnung.

Wie bereite ich den Wechsel vor?

Ergänzen Sie die Musterabrechnung um eine Liste offener Kundenrechnungen, den letzten abgerechneten Lohnmonat und die eingesetzte Software für Rechnungen und Zeiterfassung. Bei Ihrer Anfrage nach einer neuen Kanzlei genügen zunächst die Branche, die ungefähre Mitarbeiterzahl und Ihr wichtigstes Anliegen. So lässt sich schon vor der Datenübergabe klären, ob Sie vor allem Hilfe beim Lohn, bei Rechnungen an Generalunternehmer oder bei der laufenden Buchhaltung benötigen.